Udkast — ikke juridisk gennemgået. Teksten beskriver, hvad Forta Sign gør i dag, men en jurist har endnu ikke læst den.
Privatliv
Dine oplysninger, når du skriver under
Du har fået et link fra en virksomhed, der bruger Forta Sign til at få aftaler underskrevet. Her kan du se, hvad der bliver gemt om dig, hvor længe, og hvem du skal kontakte.
Hvem har ansvaret?
Virksomheden, der sendte dig linket. Den har bestemt, at du skal skrive under, og hvad dokumentet indeholder. Den er dataansvarlig.
Forta Sign opbevarer dokumentet og din underskrift for virksomheden og må kun bruge dem efter virksomhedens anvisning. Forta Sign er databehandler.
Hvad bliver gemt?
- Dokumentet, du skriver under på, og en eventuel PDF.
- Dit navn, som afsenderen skrev det, og som du selv skriver det.
- Din e-mailadresse eller dit mobilnummer — det, linket blev sendt til.
- Din tegnede underskrift — eller, hvis du valgte at skrive dit navn i stedet, at du gjorde det.
- Hvornår du skrev under — og hvorfra: din IP-adresse og din browsers tekniske kendetegn (user-agent) i det øjeblik.
- Skriver du under for en virksomhed: dens navn.
- Hvad afsenderen bad dig om (skrive under, godkende eller få en kopi), din plads i rækkefølgen og hvornår dokumentet blev sendt til dig. Godkender eller afviser du: hvornår du godkendte, hvornår du afviste, og den begrundelse du selv skrev.
- En kopi af de e-mails og sms'er, Forta Sign sender dig om dokumentet.
IP-adresse og browser gemmes sammen med underskriften, så det senere kan dokumenteres, hvorfra der blev skrevet under. Serverens driftslog noterer desuden hvert besøg med din browsers tekniske kendetegn, men uden dit personlige link.
Hvorfor?
Så virksomheden og du senere kan se, hvad der blev aftalt, og at teksten ikke er ændret, siden du skrev under. Hvorfor virksomheden må behandle dine oplysninger, står i virksomhedens egen privatlivspolitik.
Hvem ser dine oplysninger?
- Virksomheden, der sendte dig linket.
- De andre, der skriver under på samme dokument. De får det underskrevne dokument med dit navn, din underskrift og tidspunktet — ikke din e-mailadresse, dit mobilnummer eller din IP-adresse.
- Forta Sign og vores leverandører af drift, e-mail og sms, når det er nødvendigt for at levere tjenesten.
Hvor længe?
Som standard sletter Forta Sign intet: et underskrevet dokument gemmes, så længe virksomheden er kunde, fordi aftalen skal kunne bevises. Det er virksomheden, der bestemmer.
Virksomheden kan vælge at få dokumenterne slettet 5 år eller 10 år efter afslutning. Et dokument, der aldrig blev underskrevet — fordi det udløb eller blev trukket tilbage — kan den få slettet 12 måneder efter.
Ved en sletning fjernes dokumentet, underskrifterne, dine kontaktoplysninger og beskedernes indhold. Tilbage står kun et id og et kontrolaftryk uden oplysninger om dig. Sikkerhedskopier slettes ikke straks: lokale kopier slettes efter 30 døgn, når rotationen er slået til. Derefter kan en kopi ligge uden for serveren i op til 372 døgn, regnet fra den dag, den blev taget. Den er krypteret og bruges kun til at genskabe data efter et nedbrud.
Hvem kontakter du?
Virksomheden, der sendte dig linket. Det gælder, hvis du vil se, rette eller have slettet dine oplysninger, eller hvis du er uenig i noget. Forta Sign kan kun gøre det, virksomheden beder om.
Du kan klage til Datatilsynet på datatilsynet.dk.